Een goed gesprek, deel 3: de staart van het gesprek

Na de kop en romp van het gesprek, sluit je je gesprek af. In onderstaande video geef ik aan hoe je dat op een goede, nette manier doet. (84 seconden)

Liever lezen? Scroll dan door!

7 stappen om een gesprek goed af te sluiten

1. Vat het gesprek samen

In de romp van het gesprek maakte je de belangen van de betrokkenen inzichtelijk. De opties zijn besproken en de oplossing(en) gevonden. Vat die oplossing(en) samen en check bij de anderen of dit klopt.

2. Maak afspraken

Afspraken maken over de gevonden oplossing(en) is cruciaal. Maak ze zo SMART mogelijk:

• Specifiek: is de afspraak eenduidig?
• Meetbaar: hoe meet je of de afspraak is nagekomen?
• Acceptabel: is de afspraak acceptabel voor de doelgroep en/of de organisatie?
• Realistisch: is de afspraak haalbaar?
• Tijdsgebonden: wanneer moet de afspraak nagekomen zijn?

Kortom: wie doet wat, wanneer en op welke wijze?

3. Schep realistische verwachtingen

Nadat de afspraken zijn gemaakt, leg je uit wat er daarna gebeurt. Zo schep je realistische verwachtingen. Je voorkomt teleurstellingen.

4. Geef gelegenheid voor vragen, aanvullingen en opmerkingen

Geef ook iedereen nog de gelegenheid iets te zeggen. Wellicht zijn er nog vragen of is er iets blijven liggen. Of misschien wil iemand nog even zijn ei kwijt.
Zorg er wel voor dat dit rondje geen herhaling van het gesprek wordt!

5. Wees kenbaar en bereikbaar

Dit onderdeel wordt vaak onderschat, maar is heel belangrijk: maak nog even duidelijk wie je bent en hoe je het beste bereikbaar bent. Vraag ook contactgegevens van de anderen. Doe dit met name bij telefoongesprekken, wanneer je elkaar niet persoonlijk hebt ontmoet.

6. Vraag feedback

Je wilt als gespreksleider jezelf verbeteren. Dan is dit hét moment om feedback te vragen: hoe hebben de anderen het gesprek ervaren? Hebben zij nog tips voor je?

7. Bedank voor het gesprek

Tot slot bedank je alle aanwezigen voor het gesprek, en wens je hen een prettige dag. Een open deur, wellicht. Toch vergeet men ‘m vaak in te trappen.

[box]Dit was de laatste in een reeks over hoe je een goed gesprek leidt. Deze reeks is gemaakt voor medewerkers die gesprekken moeten leiden. Bijvoorbeeld:

• 1-op-1-gesprekken
• Gesprekken met meerdere partijen
• Keukentafelgesprekken (Wmo)
• Bewonersavonden
• Gesprekken over klachten, bezwaren, afwijzingen, etc.

[/box]

Wil jij en/of je team getraind worden als gespreksleider?

Dit was het laatste artikel in de reeks over hoe je een goed gesprek leidt. Maar erover lezen is onvergelijkbaar met oefenen. Gesprekken leiden moet je gewoon doen. Maar het kan zijn dat je dat ontzettend lastig vindt.

Je vindt het bijvoorbeeld lastig wanneer een klant:

• Boos is en steeds harder begint te schreeuwen
• Je kleineert aan de balie
• Je uitleg niet wil horen
• Eist dat je je leidinggevende erbij haalt

Of er zijn andere issues:

• Voorafgaand aan het gesprek heb je al last van spanning
• Het gesprek loopt regelmatig bij je weg
• Tijdens het gesprek raak je zelf dikwijls gefrustreerd
• Je weet vaak niet welke je vragen je moet stellen

Herkenbaar? Dan is het de hoogste tijd om daar wat aan te doen!

Neem contact met me op om een afspraak te maken. Ik ga met jou en/of je team onderzoeken welke aanpak het beste aansluit bij jullie behoefte en praktijk.
Ik zeg: gewoon doen!